備えておくべき書類

社内の書類

遅刻や休暇届など、勤怠に直接関係する書類は重要です。
しかし、保管を考えると書類の数は少ないほうが管理しやすいので、遅刻・早退・休暇など、まとめられものはまとめたほうがいいでしょう。

 

法定書類の整備

法律では、

労働者名簿

賃金台帳

雇入れ・退職に関する書類

災害補償に関する書類

その他労働関係に関する重要な書類

 

などの書類の作成・保存義務があります。
また、労働条件を明示しなければならない義務もありますので、労働条件通知書も必要になります。（必要事項が揃っていれば労働契約書でも大丈夫です。）

 

協定書の作成と届出

法律で決まっている条件を超えて働かせる場合や一定の制度を設ける場合などに協定書を労働者との間で締結し役所に届出なければならない場合があります。
会社に必要な協定はそれぞれ違いますので、会社の運営、勤務の形式と実態などに合わせて作成してください。

 

法律に合った労働契約書（労働条件通知書）を作りたい

人を雇用するにあたり、重要になるのが労働契約書（労働条件通知書）です。
条件を明示することで労使ともに労働トラブルを防止することになります。
また、法律で労働条件の明示事項が決まっているので、作成の際には注意が必要です。

 

どんな給与で休みは何日あるのか、勤務時間や残業はあるのかなどの条件を決めて書面にしたものです。
労働契約書も「契約書」ですから、基本的には当事者で自由に条件を定めることができるのですが、労働基準法でいくつかの最低条件が決められています。

休日の日数

労働時間

最低賃金

 

また、労働基準法で労働条件の明示義務があります。（法第15条、施行規則第5条）
必ず明示しなければならない事項は、

労働契約の期間

就業の場所・従事すべき業務

始業・終業の時刻、所定労働時間を超える労働(早出・残業等)の有無、休憩時間、
　休日、休暇および労働者を2組以上に分けて就業させる場合における就業時転換に関する事項

賃金の決定、計算・支払いの方法および賃金の締め切り・支払いの時期

退職に関する事項（解雇の事由を含みます。）

昇給に関する事項（書面での義務はなし）

 

他にも定めたら明示しなければならない事項もありますので注意が必要です。

 

法律で作成と保管義務のある書類

労務管理上、会社が必要としている書類だけではなく、法的に備えと保管義務がある書類もあります。

労働者名簿

賃金台帳

各種協定書

就業規則（一定の人数の場合）出勤簿など、その他労働関係に関する重要な書類などです。

 

役所の調査が入ったときなどは、当然に提出・閲覧を求められます。